הפקת אירועים היא עסק מורכב, בו יש לתאם בין גורמים רבים על מנת להפיק את האירוע המושלם ולחפש את המקום האולטימטיבי לאירוע.
קבלו 5 דברים שאסור לשכוח בהפקת אירועים.
1 – למצוא את המקום האידיאלי
כחלק מהפקת אירועים הדבר הראשון אותו יש לעשות הוא למצוא את המקום הטוב ביותר לאירוע. בין אם מדובר באולם או גן אירועים יוקרתי ובין אם באירוע בטבע באווירה רגועה ופסטורלית, למיקום יש חשיבות מבחינת הצלחת האירוע. ביחד עם זאת, הפקת אירועים כרוכה בתקציב שיש לעמוד בו. לפיכך, לפני שמוצאים את המקום האידיאלי יש להשוות מחירים ולבדוק מה הם כוללים. למשל, אוהלים להשכרה יכולים להיות פתרון מוצלח למי שרוצה לערוך את האירוע בטבע ולא להיות תלוי בזמנים ובעיצוב מסוים. היתרון הוא שניתן למקם אוהל לאירוע בכל מקום בו רוצים. כך שאם חולמים להתחתן על חוף הים, על צלע הר או ביער, זה לא משהו שהוא בלתי אפשרי. גם מבחינה תקציבית התשלום על השכרת אוהל יהיה זול יותר מאולם או גן אירועים.
2 – ארוחה קולינרית ומיוחדת
בדרך כלל נהוג להגיש קייטרינג באירועים לשולחנות או במסגרת בופה. אירוע בטבע מאפשר גם להזמין קייטרינג ייחודי על האש, ארוחת גורמה של שף פרטי, מגשי אירוח, דוכני מזון ולעצב את אזור האוכל בצורה כפרית או בהתאם לקונספט של האירוע. ההחלטה על האוכל באירוע תעשה גם היא בהתאם לתקציב ובהתאם לכמות המוזמנים.
3 – צלם מקצועי לתיעוד האירוע
כיום כולם מצלמים במכשירים הניידים ומעלים סרטונים ותמונות לרשתות החברתיות. ביחד עם זאת, לצלם באירוע יש חשיבות על מנת לתעד בווידאו ובתמונות סטילס רגעים מיוחדים שלא יחזרו על עצמם בצורה מקצועית ולא חובבנית. אל תתפשרו על בני משפחה שמציעים לצלם במכשירים הניידים וזכרו להזמין לאירוע צלם מוכשר שיפתח ויסדר את התמונות באלבומים שינציחו את האירוע.
4 – אטרקציות מושכות ומסקרנות
אטרקציות הן אלמנט המשדרג את האירוע בין אם הן מותאמות לקונספט שלו ובין אם לא. למשל, הצבת בר מתוק ומעוצב יכול להוסיף המון לאירוע, כלי נגינה ואביזרים מלהיבים לרחבת הריקודים או פעילויות שונות כמו עמדת סלפי, שזירת פרחים וכד' יכולות להוסיף המון. על האטרקציות יש לשים דגש במיוחד באירועי בר או בת מצווה כדי שלילדים תהיה תעסוקה והנאה.
5 – מההזמנות ועד למזכרות
ישנם עוד מספר אלמנטים שאסור לשכוח בהפקת אירוע. כיום נהוג לעצב הזמנות ולשלוח בוואטסאפ הזמנה קולקטיבית. ניתן גם להישאר נאמנים להזמנות אישיות ששולחים בדואר או נותנים ביד, אך העיקר לא לשכוח אותן. גם מזכרות לאורחים עדיין הכרחיות אם רוצים שהאורחים יזכרו את האירוע. בין אם מדובר במגנטים המנציחים את האורחים ובין אם מדובר על תכשיט קטן או מארז דרז'ה אין ספק שהאורחים יעריכו אותם מאוד.
